La mise en page du rapport de stage : les réglages courants

Existe-t-il des normes officielles de mise en page ?

Il n’existe pas de norme nationale unique qui s’imposerait à tous les rapports de stage. Chaque collège, lycée, IUT, université ou école peut fixer ses propres exigences : police, nombre de pages, parties obligatoires, format de remise. Certains établissements fournissent même un modèle de document à utiliser.

Commencez donc par relire vos consignes. Les réglages présentés ici sont des usages courants, utiles pour tout ce que les consignes ne précisent pas. Leur objectif est simple : rendre le rapport agréable à lire et donner une impression de sérieux, sans détourner l’attention du contenu.

Quelle police, quelle taille et quel interligne choisir ?

La police

Choisissez une police classique et lisible, disponible sur la plupart des ordinateurs : par exemple Arial, Calibri, Times New Roman ou Garamond. Évitez les polices fantaisie ou manuscrites, difficiles à lire sur plusieurs pages. Utilisez une seule police pour le texte ; vous pouvez éventuellement en prendre une deuxième pour les titres, mais pas davantage.

La taille

Pour le corps du texte, l’usage est une taille 11 ou 12. Les titres sont un peu plus grands, par exemple 14 à 16 pour les titres de parties et 12 à 13 pour les sous-parties. Les notes de bas de page et les légendes peuvent descendre à 9 ou 10.

L’interligne

Un interligne compris entre 1,15 et 1,5 aère le texte sans l’étirer. Ajoutez un léger espace après chaque paragraphe plutôt que des lignes vides : le résultat est plus régulier.

L’alignement

Le texte justifié (aligné à gauche et à droite) donne un aspect net ; activez la césure automatique si de grands espaces apparaissent entre les mots. L’alignement à gauche reste parfaitement acceptable. Les titres sont généralement alignés à gauche.

Quelles marges et quelle pagination ?

Des marges d’environ 2,5 cm de chaque côté sont un usage répandu. Si le rapport doit être relié, prévoyez un peu plus du côté de la reliure, par exemple 3 cm à gauche, pour que le texte reste lisible une fois le document assemblé.

Pour la pagination :

• numérotez les pages en bas, au centre ou à droite, de façon identique partout ;
• la page de garde ne porte généralement pas de numéro, même si elle est comptée ;
• les annexes peuvent être paginées à la suite du rapport ou numérotées à part (Annexe 1, Annexe 2…) ;
• vérifiez à la fin que les numéros du sommaire correspondent aux pages réelles.

Un en-tête ou un pied de page discret (votre nom, l’intitulé du rapport) est possible mais facultatif. Le guide sur le sommaire du rapport de stage explique comment générer une table des matières qui se met à jour automatiquement.

Comment présenter les titres et la numérotation ?

Les titres structurent la lecture. Deux ou trois niveaux suffisent : au-delà, le lecteur s’y perd. Deux systèmes de numérotation sont courants :

• le système classique : I, II, III pour les parties, puis A, B, C, puis 1, 2, 3 ;
• le système décimal : 1, 1.1, 1.1.1.

Choisissez-en un et tenez-vous-y. Les titres doivent être informatifs : « 2.1 Accueil et conseil des clients » dit plus que « 2.1 Première activité ».

Le conseil le plus utile est d’utiliser les styles de titres de votre traitement de texte (Titre 1, Titre 2, Titre 3) au lieu de mettre chaque titre en gras à la main. Les styles garantissent une présentation identique partout, permettent de modifier tous les titres d’un coup et servent à générer automatiquement le sommaire. Pour l’organisation des parties elles-mêmes, consultez le guide sur le plan du rapport de stage.

Exemple de réglages prêts à appliquer

Voici un exemple de feuille de style simple, à adapter si vos consignes indiquent d’autres valeurs :

• Format : A4, orientation portrait.
• Marges : 2,5 cm en haut, en bas et à droite ; 3 cm à gauche si le rapport est relié.
• Corps du texte : Calibri 11 ou Times New Roman 12, justifié, interligne 1,15 à 1,5, espace de 6 points après chaque paragraphe.
• Titre 1 : 16 points, gras, espace avant et après.
• Titre 2 : 13 ou 14 points, gras.
• Titre 3 : 12 points, gras ou italique.
• Légendes des images et tableaux : 9 ou 10 points, italique, sous l’élément, avec une numérotation (Figure 1, Tableau 1).
• Pagination : en bas à droite, à partir de la page qui suit la page de garde.
• Saut de page avant chaque grande partie.

Pour la page de garde elle-même, qui obéit à une présentation particulière, reportez-vous au guide de la page de garde du rapport de stage.

Quelle longueur selon le niveau ?

La longueur attendue dépend du niveau, de la durée du stage et surtout des consignes de votre établissement. À titre indicatif seulement :

• en 3e et en seconde, les rapports sont en général courts, souvent de l’ordre d’une dizaine de pages ;
• en bac pro, la longueur varie beaucoup selon la spécialité et la forme demandée ;
• en BTS, BUT, licence ou école, les rapports sont plus développés et peuvent atteindre plusieurs dizaines de pages hors annexes.

Si une longueur est imposée, respectez-la : un rapport très en dessous paraît bâclé, un rapport très au-dessus montre que vous n’avez pas su sélectionner l’essentiel. Ne gonflez jamais le nombre de pages en augmentant la taille de police, l’interligne ou les marges : cela se remarque tout de suite.

Images, tableaux, relecture et rendu : que vérifier ?

Les images et tableaux sont utiles s’ils apportent une information : un organigramme, un plan des locaux, un tableau de suivi. Donnez à chacun un numéro et une légende, citez-le dans le texte (« voir figure 2 ») et vérifiez que vous avez l’autorisation de l’entreprise pour les photos, en particulier lorsqu’on y reconnaît des personnes. Les documents longs ont leur place dans les annexes.

Avant de rendre, contrôlez :

• qu’aucun titre ne se retrouve seul en bas de page, séparé de son texte ;
• que les tableaux ne sont pas coupés maladroitement entre deux pages ;
• que le sommaire est à jour ;
• que la présentation est homogène du début à la fin.

Exportez ensuite votre document en PDF : ce format conserve la mise en page à l’identique sur n’importe quel ordinateur, ce qui n’est pas garanti avec un fichier de traitement de texte. Ouvrez le PDF obtenu pour vérifier qu’il est complet. Si une version papier est demandée, une reliure simple (spirale ou thermocollée) ou une pochette à lamelles suffit généralement ; renseignez-vous sur ce qu’attend votre établissement.