Les annexes du rapport de stage : quoi y mettre et comment les présenter

À quoi servent les annexes d’un rapport de stage ?

Les annexes permettent de garder le corps du rapport lisible tout en apportant des preuves. Un organigramme détaillé, un planning de la semaine ou un document que vous avez réalisé alourdiraient le texte : on les place à la fin et on y renvoie.

Une règle simple guide le tri : le rapport doit pouvoir se lire sans les annexes, et chaque annexe doit servir à quelque chose dans le texte. Une annexe que personne n’a besoin de consulter est inutile. Les annexes ne comptent généralement pas dans le nombre de pages demandé, mais vérifiez-le dans vos consignes.

Quels documents mettre en annexe ?

Les annexes les plus utiles sont celles qui montrent votre travail ou éclairent l’entreprise :

• des documents que vous avez produits : fiche de procédure, tableau de suivi, affiche, devis type, compte rendu, schéma ;
• des documents de l’entreprise utiles à la compréhension : organigramme, plan des locaux, fiche de poste, extrait de catalogue ;
• des documents de suivi : planning du stage, tableau récapitulatif des activités, grille de compétences si votre établissement la demande ;
• des photos de vos réalisations, de votre poste ou du matériel, avec l’accord de l’entreprise ;
• un glossaire des termes techniques du métier, si votre rapport en emploie beaucoup.

Certains établissements demandent aussi la convention de stage, l’attestation de stage ou la fiche d’évaluation du tuteur. Ne les ajoutez que si c’est demandé.

Que ne faut-il pas mettre en annexe ?

• Des documents sans rapport avec le texte, ajoutés pour épaissir le dossier : le correcteur le remarque.
• Des pages entières copiées d’internet ou la plaquette commerciale complète de l’entreprise.
• L’essentiel de votre raisonnement : ce qui est important doit figurer dans le corps du rapport, pas être renvoyé en annexe.
• Des documents confidentiels ou des données personnelles (voir plus bas).
• Des documents illisibles : photo floue, tableau réduit au point de ne plus pouvoir être lu.

Accumuler les annexes fait partie des erreurs fréquentes dans un rapport de stage : mieux vaut trois annexes utiles que quinze pages de remplissage.

Comment numéroter les annexes et y renvoyer ?

La numérotation

Numérotez les annexes dans l’ordre où elles sont citées dans le texte : Annexe 1, Annexe 2, et ainsi de suite (ou Annexe A, B, C, selon l’usage de votre établissement ; gardez le même système partout). Chaque annexe commence sur une nouvelle page, avec son numéro et un titre clair en haut : « Annexe 3 : fiche de contrôle réalisée pour l’atelier ».

La liste des annexes

Placez avant les annexes une page qui les liste avec leur titre et leur numéro de page. Les annexes apparaissent aussi dans le sommaire du rapport de stage, au moins sous la forme d’une ligne « Annexes ».

Les renvois depuis le texte

Chaque annexe doit être appelée au moins une fois dans le corps du rapport, au moment où elle est utile :

• « L’organisation du magasin est présentée dans l’organigramme (annexe 1). »
• « J’ai conçu une fiche de contrôle pour les réceptions (voir annexe 3). »

Pour la présentation visuelle (marges, pagination, titres), reportez-vous au guide mise en page du rapport de stage.

Comment respecter la confidentialité dans les annexes ?

Les annexes sont l’endroit du rapport où l’on risque le plus de diffuser des informations sensibles, parce qu’on y insère des documents réels. Avant d’ajouter un document :

• demandez l’accord de votre tuteur, surtout pour un document interne ;
• masquez les données personnelles : noms et coordonnées de clients, de patients ou d’usagers, numéros de dossier ;
• masquez les informations commerciales sensibles : tarifs négociés, marges, noms de fournisseurs si l’entreprise le souhaite ;
• évitez les visages sur les photos, sauf autorisation des personnes concernées ;
• préférez un document vierge ou anonymisé (un bon de commande sans les informations du client) à un document rempli.

Certaines entreprises demandent de relire le rapport avant sa remise : c’est une bonne pratique, même si personne ne l’exige.

Exemple de liste d’annexes

Exemple fictif pour un stage dans un service d’accueil d’une mairie. Votre liste dépendra de vos missions.

1. Annexe 1 : organigramme simplifié des services de la mairie
2. Annexe 2 : planning de ma semaine de stage
3. Annexe 3 : fiche « questions fréquentes à l’accueil » que j’ai rédigée
4. Annexe 4 : modèle vierge de formulaire de demande d’acte d’état civil
5. Annexe 5 : glossaire des termes administratifs employés dans le rapport

Chaque annexe est citée dans le texte : l’annexe 1 dans la présentation de la mairie, l’annexe 3 dans la description des missions, l’annexe 5 dès le premier terme technique. Le formulaire de l’annexe 4 est vierge, ce qui évite toute donnée personnelle.